Votre projet de création d’entreprise est enfin lancé et l’activité va effectivement démarrer. La mise en place des outils de votre organisation est donc essentielle pour assurer votre développement futur.
Afin de pouvoir vous concentrer sur votre activité, n’hésitez pas à vous entourer de spécialistes qui vous conseilleront sur les procédures à mettre en place dans votre structure, destinées à en faciliter le pilotage.
L’organisation de votre gestion commerciale
C’est un comble, mais la facturation est parfois mal gérée par les jeunes chefs d’entreprise.
Il est indispensable de vous équiper dès le démarrage de votre activité d’un véritable logiciel de gestion commerciale c’est-à-dire d’un outil vous permettant de gérer vos devis, vos factures et avoirs, et vos échéanciers de paiement clients, et ce tout en vous assurant le respect des règles, notamment fiscales, de facturation (mentions obligatoires).
La tentation est souvent forte de recourir à des outils « faits maison » pour éviter certaines dépenses, mais les risques liés à une mauvaise facturation sont bien plus coûteux qu’une bonne solution logicielle : risques fiscaux liés à des anomalies de forme sur vos factures, risques liés à une mauvaise gestion de vos encaissements…
Votre expert-comptable saura vous conseiller sur la solution à retenir, voire même, sera en mesure de vous en fournir une.
Pensez également à la praticité d’utilisation de l’outil : certaines solutions sont désormais disponibles en version full web, vous permettant ainsi d’établir vos devis en direct chez votre prospect.
Le pilotage de votre performance
Il est fortement recommandé de mettre en place, dès le démarrage de votre activité, des outils de pilotage de votre performance, et ce afin de disposer en temps réel d’une vision claire et précise de la situation de votre entreprise.
Le tableau de bord
Votre expert-comptable peut vous accompagner dans la mise en place d’un tableau de bord, du plus synthétique au plus sophistiqué, reprenant l’ensemble des indicateurs pertinents pour l’analyse de votre activité.
Généralement, il est conseillé de suivre les indicateurs suivants :
– chiffre d’affaires
– marge : une comparaison sectorielle est évident un plus
– seuil de rentabilité
– trésorerie
Ces indicateurs comptables et financiers pourront être complétés par des indicateurs supplémentaires, renseignant par exemple sur votre activité commerciale : nombre de prospects, taux de concrétisation des devis, panier moyen…
La pertinence du tableau de bord dépend de sa construction qui doit :
– être simple : les indicateurs fournis doivent pouvoir être analysés immédiatement
– être rapide : la production des indicateurs doit pouvoir se faire dans des délais raisonnables
– être cohérente : la multiplication des informations risque de nuire à la pertinence générale du tableau de bord. Un nombre restreint d’indicateurs est préférable à une multitude.
La situation intermédiaire
Il est fortement déconseillé d’attendre la clôture du premier exercice comptable pour analyser la situation comptable et financière de votre entreprise.
Il est donc recommandé d’établir un premier bilan après quelques mois d’activité (fréquence variable selon la durée de votre exercice social) et ce pour s’assurer que le démarrage de votre activité est conforme aux prévisions établies.
L’établissement d’une situation intermédiaire doit permettre d’identifier les éventuelles actions correctrices à mettre en œuvre.